jueves, 25 de febrero de 2010

LOS ESPACIOS DE TRABAJO EN EL FUTURO

¿Recuerda cómo eran las oficinas hace veinte años? ¿Qué ha cambiado en este tiempo?
Ante estas cuestiones, seguramente, la mayoría de las personas afirmarían que el diseño de las
oficinas actuales ha variado sensiblemente respecto a las de finales de los setenta o comienzos de los ochenta, pero no sabrían definir con exactitud qué cambios se han producido, más allá de las evidentes novedades tecnológicas.
Sin embargo, si observáramos cómo eran esas oficinas y las comparáramos con las de hoy en día,
entenderíamos que, además de en el diseño, se han producido cambios significativos, cambios que han alterado el concepto tradicional de oficina.
Los espacios de trabajo se han reinventado en este tiempo y la trasformación experimentada en las últimas décadas está dando lugar a entornos más prácticos, cómodos y eficaces que, integrando arquitectura, equipamiento y tecnología, tienen un doble objetivo: incrementar la
satisfacción de los empleados y fomentar la productividad de la organización. En la actualidad, por encima de criterios estéticos o jerárquicos, cada vez más empresas diseñan
y adaptan sus puestos de trabajo conforme a la actividad que allí se va a desarrollar. NO obstante, este planteamiento no es aún mayoritario, siendo las empresas más preocupadas
por la innovación y la excelencia las que prestan mayor atención a estos principios frente a enfoques alternativos basados en el precio o en la estética.
A pesar de la natural resistencia al cambio, prácticamente la totalidad de los espacios de trabajo experimentarán en los próximos años nuevas transformaciones. La necesidad de optimizar los espacios y los recursos, así como el uso de las nuevas tecnologías, cambiarán el concepto
tradicional de oficina. Aquellos que se hayan equipado con productos flexibles y evolutivos verán remunerada su inversión y buen criterio.
En el futuro, las empresas tendrán que plantearse imperativamente cuáles son sus necesidades reales, antes de diseñar los espacios de trabajo o, incluso, antes de adquirir las oficinas.
Por otra parte, conceptos como la no territorialidad del puesto de trabajo serán, en muchas organizaciones, una práctica habitual; sobre todo, en aquellas en las que sus empleados pasen
buena parte de sus jornadas laborales fuera de sus oficinas. De este modo, el término anglosajón
hotelling se hará común en las empresas. Este concepto hace referencia a salas, despachos o puestos de trabajo a disposición de los empleados, previa reserva, como di de una habitación de
hotel se tratara. Surgirán, también, nuevos entornos laborales para tareas específicas, como los espacios de
trabajo en equipo, especialmente diseñados para el desarrollo de actividades conjuntas, compartir el conocimiento, aprender rápidamente y acelerar de forma sorprendente la speed to market.
Otros espacios para desarrollar actividades específicas como son los de reunión, también están introduciendo innovadores conceptos como las salas polivalentes par múltiples usos (reuniones,
presentaciones, formación, trabajo en grupos etc...) o los sistemas electrónicos de reserva de salas a través de la red local de la empresa e Internet par la gestión de estas áreas, frecuentemente infrautilizadas en las empresas.
Del mismo modo, en las oficinas del futuro se prestará mayor atención a los espacios de relajación. Las cafeterías, por ejemplo, cumplirán una doble misión: por un lado, como salas de esparcimiento y, por otro, como extensiones del puesto de trabajo, en las que se comparten ideas
de manera informal y se accede a información “no explícita” a través de los cauces y redes tradicionales.
Además, las empresas más innovadoras crearán en sus oficinas espacios de relajación individuales, en los que los empleados puedan dedicar unos minutos a reflexionar, inspirarse, o simplemente evadirse o descansar por unos instantes mientras escuchan su música favorita.




La necesidad de optimizar los espacios y los recursos, así como el uso de las nuevas tecnologías, cambiarán el concepto tradicional de oficina.
Otro concepto importante, que acabar imponiéndose en los próximos años es el denominado
user centered design; es decir, el diseño del espacio centrado en los usuarios, donde además de la ergonomía, la seguridad y el confort, se estudian los entornos laborales en general, y el puesto
en particular, par satisfacer otras aspiraciones como: la privacidad, la necesidad de personalización y los accesorios y archivo de uso personal.
Cuidar la salud de los empleados y su confort en el puesto de trabajo será una prioridad para la empresa. La iluminación, la temperatura y la ergonomía serán en este sentido, elementos
esenciales en las oficinas del futuro. En esta línea, ya se está desarrollando la oficina inteligente del futuro que integra la tecnología
inalámbrica en el espacio físico de trabajo permitiendo la constante exposición de información y una mayor rapidez en el acceso a la misma. Dicho proyecto, llamado Bluespace, actualmente en fase de prototipo, proporciona al usuario el control de los elementos de su entorno físico
(iluminación, temperatura, humedad, visualización de la información incluso en paredes y suelos, etc).
La calidad de los espacios de trabajo será, en el futuro, un denominador común en las empresas que pretendan atraer y retener trabajadores de talento. El concepto de calidad abarca tanto las infraestructuras utilizadas como los equipos y servicios que la empresa pone a disposición de sus
empleados. Respecto a estos últimos, a los ya tradicionales, las empresas irán incorporando a otros como: guarderías, gimnasios, comercios o restaurantes, con objeto de hace más fácil la vida diaria a sus empleados.
En definitiva, las oficinas del futuro serán más humanas y prácticas, se adaptarán a las
necesidades de los empleados –y no al contrario- y se utilizarán de un forma más racional.

Alejandro Pociña, Presidente y Consejero Delegado de AF Steelcase. Publicado en Nueva Empresa, nº 472 / julio de 2003

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