viernes, 26 de febrero de 2010

EL TIEMPO DEL DIRECTIVO

Uno de los síndromes que, probablemente, afecta de forma mas común a los directivos, hoy en día, es el de la falta de tiempo.

En mis frecuentes conversaciones con directivos, en los distintos procesos de “coaching” en los que estoy involucrado como “coach” , es algo que comentamos de manera recurrente y
tratando de encontrar soluciones: la escasez de tiempo para abordar todas las responsabilidades a las que tienen que atender, lo que, en general, causa estrés, frustración y sensación de impotencia, cuando menos.

Efectivamente, el tiempo, al igual que la energía, es un recurso limitado del que, especialmente, los directivos deben de hacer un uso eficaz para tratar de optimizar su rendimiento y en consecuencia sus resultados.

En mis años de ingeniero, en los que fundamentalmente me ocupaba de temas técnicos, uno de mis “libros de cabecera” se titulaba “El uso eficaz de la energía”. Era un estupendo manual que te
ayudaba a manejar la energía con unos criterios de eficacia notables, para conseguir los mejores resultados.

Conozco muchos libros que tratan el problema del tiempo de los directivos, unos mejor que otros, pero ninguno equiparable a aquél, al menos en lo que a resultados se refiere. Conozco, también,
distintos métodos que, casi como fórmula mágica, pretenden ayudar al directivo a “ganar” tiempo pero que casi nunca lo consiguen porque aunque el problema es común, las
características de cada directivo son diferentes.

Recientemente, se ha publicado un estudio hecho por una consultora británica sobre la pérdida de tiempo de los directivos en el Reino Unido y evaluaba la misma en unos 29.000 millones de libras
esterlinas al año (una cifra nada desdeñable; yo diría, incluso, que casi aterradora).

Dicho estudio señala como causas más importantes de esa pérdida las siguientes:


- El tiempo mal empleado en ideas que no conducen a ninguna parte.
- El tiempo mal empleado en reuniones improductivas.
- El tiempo mal empleado en las empresas en cuestiones “políticas”.
El mismo estudio cita cinco barreras importantes para poder usar el tiempo de una manera eficaz, a saber:





- Procesos de decisión lentos.
- Malos procesos de ejecución.
- Reuniones improductivas.
- Resistencia al cambio.
- Trabajar en equipo de una manera ineficaz.
El estudio se ha realizado en base a una encuesta entre 1.500 directivos que trabajan en el Reino Unido, lo que nos hace pensar que el problema no se circunscribe solamente a nuestros directivos.

El uso eficaz del tiempo requiere practicar de forma habitual, y sistemática, al menos cuatro principios.Si realizáramos un estudio similar en nuestro país, no se si los resultados serían los mismos, pero, en mi modesta opinión, creo que no serían muy diferentes. ¿O es que algunas de esas barreras citadas no nos resultan familiares?
Siempre hemos hablado de los clásicos “ladrones del tiempo”, tales como llamadas telefónicas inesperadas, interrupciones imprevistas, reuniones no programadas y un largo etcétera, que
aunque si no se evitan pueden, en efecto, hacer perder de una manera lamentable el tiempo del directivo, no son, a mi juicio, las causas mas importantes que impiden a los directivos usar el tiempo de una manera eficaz.
El uso eficaz del tiempo, por parte del directivo, no es cosa de magia pero tampoco es cosa fácil. Requiere practicar de forma habitual, y sistemática al menos cuatro principios:
El primero, priorizar, para hacer, ordenadamente, las cosas que son importantes y que no tienen margen de tiempo o tienen poco.
El segundo, planificar la ejecución de las cosas que son importantes y que tiene un cierto margen de tiempo para evitar que se conviertan en urgentes y, por supuesto, cumplir la planificación.
El tercero, delegar en los colaboradores absolutamente todo lo que ellos puedan hacer.
El cuarto y último, no hacer aquellas cosas que realmente no es necesario hacer, porque no aportan ningún valor a los resultados que queremos obtener.
Para ello es preciso, todos los días, en primer lugar dedicar un tiempo previo para el análisis y la reflexión y, después, una cierta disciplina en la ejecución. Al fin y al cabo estamos hablando de un
tema vital para el directivo, del que no solo van a depender los resultados de su trabajo, sino también aspectos tan importantes como el equilibrio entre su trabajo y su vida familiar e incluso su propia salud.
Por eso me parece importante el que los directivos se esfuercen y pongan todo su empeño para “dominar” su tiempo, consiguiendo usar el mismo de una manera eficaz. Cualquier mejora en este
tema se lo agradecerán como mínimo los resultados de su empresa, su jefe, sus colaboradores, su familia y, por supuesto, su salud.
Nuestra cultura, como todos sabemos, es más de acción que de reflexión, y aunque pienso que aquello que decía Machado, en el siglo pasado, de que en España “de cada diez cabezas una piensa y nueve embisten”, ha perdido bastante actualidad, en esto del tiempo la reflexión
sistemática se impone antes de pasar a la acción, si no queremos correr el riesgo inevitable de hacer un mal uso del mismo.
Después de la reflexión es preciso decidir, antes de pasar a la acción, que es lo que realmente tenemos que hacer como directivos y en ello los cuatro principios enunciados pueden ser una ayuda definitiva.
El tiempo, en efecto, es un recurso escaso, pero todos disponemos de la misma cantidad y unos
directivos lo utilizan con mejores resultados que otros. La cuestión es ser eficaces en el uso del mismo y como dice Peter Drucker, la eficacia consiste en no solamente hacer las cosas bien, sino en hacer bien lo que realmente hay que hacer.


Vicente Blanco, director de eurotalent

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